Dear Foundation Member,

The Board of Trustees calls Associates of THE AMERICAN SCHOOL FOUNDATION, A.C. (the “Association”) to the Annual General Meeting of the Association, which will be held on Thursday May 16th, 2024 at 6:00 PM (Mexico City time) in the Angeles Espinosa Yglesias Fine Arts Center (FAC) located at Bondojito 215, Las Americas, Mexico City, which will be discussed the following:

A G E N D A

1. Call to order.
2. Approval of minutes of the last General Associates Meeting.
3. Proposal and, where appropriate, approval of membership and separation of Associates.
4. Presentation, deliberation and, where appropriate, approval of the Report of the Board of Trustees and the activities of said body.
5. Presentation, deliberation and, where appropriate, approval of the Activities Report of the Head of School.
6. Presentation, deliberation and, where appropriate, approval of the audited financial statements, by the Head of School.
7. Presentation, deliberation and, where appropriate, approval of: a) the report of the Independent Corporate Governance and Accountability Body on the audited financial statements, and b) the Report of the Independent Corporate Governance and Accountability Body on compliance with the corporate governance processes approved for the management and control of the Association, including compliance and risk items.
8. Approval, where appropriate, of the performance of the Head of School.
9. Approval or ratification of the proposed composition, collective or individual, of the Independent Corporate Governance and Accountability Body and, where appropriate, designation or ratification of its Head, members and their alternates.
10. Election of members of the Board of Trustees. 
11. Adjournment

According to Clause Seventeenth of the Association’s By-laws, absent Associates may be represented at the Annual General Meeting by granting proxy to another member of the Association. Said proxy must be granted by simple proxy letter signed by the grantor and two witnesses, which must be sent by the grantor from his/her email registered in the Associates’ Registry Book to the email foundation@asf.edu.mx. One Associate may not vote for more than three absent members. If the grantor of the proxy letter gives instructions on the manner in which the vote must be cast, the proxy holder shall act in accordance therewith.

At this time all of the information required by Clause Twelfth of the Association By-laws, is attached to this e-mail according to the following:

• The 2024 Foundation Report, which includes the Report of the Board of Trustees and the Activities of said body, the Activities Report of the Head of School, the Report of the Independent Corporate Governance & Accountability body and the audited financial statements.
• The proxy letter (only if you will not be attending the meeting). Click here to download and print. You will need to send it to the email foundation@asf.edu.mx.

In accordance with Clause Fifth Bis of the By-laws, this call for the 2024 Foundation Meeting will also be available to the Associates on the Association’s website on this link.

I look forward to seeing you at the Foundation Meeting.

Sincerely,

Ernesto González Garfias
Chair of the Board of Trustees
The American School Foundation, A.C.

Estimado Asociado,

El Consejo Normativo y Consultivo convoca a los asociados de THE AMERICAN SCHOOL FOUNDATION, A.C. (la “Asociación”) a la Asamblea General Anual Ordinaria de la Asociación, que se celebrará el jueves 16 de mayo de 2024 a las 6:00 pm (hora local de la Ciudad de México) en el Centro de Bellas Artes Ángeles Espinosa Yglesias (FAC) ubicado en Bondojito 215, Las Américas, Ciudad de México, para tratar los siguientes asuntos:

ORDEN DEL DIA

1. Instalación de la Asamblea.
2. Aprobación del Acta de la última Asamblea General de Asociados.
3. Propuesta y, en su caso, aprobación del ingreso y separación de Asociados.
4. Presentación, deliberación y, en su caso, aprobación del Informe del Consejo Normativo y Consultivo y de las actividades de dicho órgano.
5. Presentación, deliberación y, en su caso, aprobación del Informe de Actividades del Director Ejecutivo.
6. Presentación, deliberación y, en su caso, aprobación de los estados financieros auditados, por el Director Ejecutivo.
7. Presentación, deliberación y, en su caso, aprobación de: a) el Dictamen del Órgano Independiente de Vigilancia y Gobierno Corporativo sobre los estados financieros auditados; y b) el Informe del Órgano Independiente de Vigilancia y Gobierno Corporativo sobre el cumplimiento de los procesos de gobierno corporativo aprobados para la dirección y el control de la Asociación, incluyendo los rubros de cumplimiento y riesgos.
8. Aprobación, en su caso, de la gestión del Director Ejecutivo.
9. Aprobación o ratificación de la propuesta de la composición colectiva o individual del Órgano Independiente de Vigilancia y Gobierno Corporativo y, en su caso, designación o ratificación de su titular, integrantes y sus respectivos suplentes.
10. Elección de miembros del Consejo Normativo y Consultivo.
11. Clausura de la Asamblea.

Conforme a lo establecido en la Cláusula Decimoséptima de los estatutos de la Asociación, los Asociados ausentes podrán hacerse representar en la Asamblea General Anual mediante el otorgamiento de una carta poder simple firmada por el poderdante y dos testigos, la cual deberá ser enviada por el poderdante desde su correo electrónico registrado en el Libro de Registro de Asociados al correo electrónico foundation@asf.edu.mx. Un Asociado no podrá votar por más de tres Asociados ausentes. En caso que el poderdante dé instrucciones del sentido de su voto, el apoderado deberá emitir el voto correspondiente conforme a dichas instrucciones.

De acuerdo a la Cláusula Décima Segunda de los Estatutos de la Asociación, se adjuntan a este correo la siguiente información:

• El Reporte Anual 2024 de la Fundación, el cual incluye el Reporte del Consejo Normativo y Consultivo y de las actividades de dicho órgano, el Reporte de Actividades del Director Ejecutivo, el Reporte del Órgano Independiente de Vigilancia y Gobierno Corporativo y los estados financieros auditados.
• La carta poder (solo si no asistirán a la reunión). Dé click aquí para descargarla e imprimirla. Deberá enviarla al correo electrónico foundation@asf.edu.mx.

Conforme a la Cláusula Quinta Bis de los estatutos, esta convocatoria para la Asamblea General Anual de la Asociación estará disponible en la página de internet de la Asociación en el siguiente enlace.

Espero verlos en la Asamblea Anual de la Asociación.

Atentamente,
Ernesto González Garfias
Presidente del Consejo Normativo y Consultivo
The American School Foundation, A.C.